オフィス系データをPDF変換する方法

Microsoft Office のみインストールされている環境で変換する場合
（通常はこちら）

Microsoft Officeの標準機能を使用してPDFに変換します。
※例としてOffice2021の場合の変換方法を掲載しています。バージョンによって手法が異なる場合がございます。

Step 1.: 対象のファイルを「Word」「Excel」「PowerPoint」などのMicrosoft Officeアプリケーションで開きます。
Step 2.: 「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択し、保存場所を指定します。
Step 3.: 「名前を付けて保存」ダイアログの「ファイルの種類」で「PDF(*.pdf)」を指定し、「標準（オンライン発行および印刷）」を選択します。
Step 4.: 「オプション」ボタンをクリックし、オプション項目「PDFのオプション」の「PDF/A準拠」または「ISO 19005-1に準拠(PDF/A)」をチェックし「OK」ボタンをクリックします。
Step 5.: 保存ダイアログの「保存」ボタンをクリックしPDFを保存します。
Step 6.: 後述の「PDFの状態を確認する」の手順で確認し、問題なければ変換完了です。

Microsoft OfficeにAdobe Acrobat Pro DC等PDF作成プラグインがインストールされている環境でPDF変換する場合

Adobe Acrobat PDF Makerの機能を使用してPDFに変換します。

Step 1.

対象のファイルをMicrosoft Officeアプリケーションで開きます。

Step 2.

「ファイル」メニューから「Adobe PDFとして保存」を選択し、保存場所を指定します。

Step 3.

「Adobe PDF ファイルに名前を付けて保存」ダイアログの「オプション」ボタンをクリックし、オプション項目「PDFのオプション」の「PDF/A-1a:2005に準拠しているファイルを作成」をチェックし「OK」ボタンをクリックします。

Step 4.

保存ダイアログの「保存」ボタンをクリックしPDFを保存します。

Step 5.

後述の「PDFの状態を確認する」の手順で確認し、問題なければ変換完了です。

　※「Adobe PDFとして保存」が表示されない場合は、「ファイル」メニューから「オプション」、「アドイン」と進み、「管理」で「COM アドイン」を指定後、「設定」をクリックし「Acrobat PDF Maker Microsoft Office COMアドイン」をチェックし「OK」ボタンをクリックします。

PDFの状態を確認する

PDF表示の確認

Adobe Acrobat Readerで保存したPDFを開き、変換前のMicrosoft Office文書と変換後のPDF表示を比較して差異がない事を確認します。
※周囲の余白などもご確認ください。

サイズと 枚数の確認

「ファイル」メニューから「プロパティ」を選択し「文書のプロパティ」と進み「概要」タブ「詳細情報」の「ページサイズ」が仕上がり希望サイズと同じか確認します。また、「ページ数」が「１」であることを確認します。
※拡大縮小前提の場合は仕上がり希望サイズと「ページサイズ」の縦横比が合っているかを確認します。
※ページ数が2以上ある場合は1ファイル1ページになるようMicrosoft Office文書を分割してからPDF変換を行います。

PDFの状態を確認する方法のイメージ画像

フォントの確認

「フォント」タブ「この文書で使用しているフォント」に使用しているフォントが全て表示されているか確認します。また、表示されているフォント名が全て「（埋め込みサブセット）」であることを確認します。
※埋め込みできないフォントの場合、自動で別のフォントに変更される事があります。
※古い規格のフォントは埋め込みに対応していないことがあります。

PDFの状態を確認する方法のイメージ画像